Pastas devem ser divididas por projetos e subpastas devem ser limitadas
Maria Carolina Nomura, iG São Paulo
Imagine sentar-se à mesa de um colega de trabalho ou assumir o seu lugar nas férias e não encontrar em seu computador nada sobre os projetos da empresa. Isso pode acontecer – e é bastante comum – quando não existe uma padronização sobre a organização dos arquivos digitais.
De acordo com a Arquivar Gestão de Documentos, de Belo Horizonte, companhia especializada na customização de softwares, perde-se muito tempo e dinheiro com a desorganização. “Sem uma padronização dos documentos, muitos trabalhos que poderiam ser utilizados em setores diversos, e até por outras filiais, são realizados diversas vezes, porque seus usuários não têm acesso ou não conseguem localizar esses arquivos”, comenta Mário Ângelo de Pinho Sobrinho, diretor-presidente da Arquivar.
“Como um funcionário irá localizar uma planilha de custo específica, que pode já ter sido criada por um colega de outro setor, mas que está entre milhares de arquivos, com o nome de PlanCusto02.xls?”, questiona.
Na consultoria empresarial D2Y, por exemplo, foi estabelecido um sistema de padronização pelo qual cada cliente tem a sua pasta, com subpastas-padrão. “Temos uma para invoices (faturamento) e time-sheet (horas trabalhadas); outra com os dados cadastrais da empresa; uma só com a correspondência e outra com os serviços prestados. Isso facilita a consulta e a busca rápida por informações”, explica o sócio-diretor Yoon Yoo.
Planejamento
Pinho Sobrinho diz que é necessário criar um projeto de documentos, tanto físicos quanto digitais, que estabeleça normas e padrões de nomes de arquivos, indexadores, local de armazenamento, permissões, controle de versões, entre outros aspectos.
Mas, se a empresa não estabeleceu nenhum padrão e o seu computador é uma bagunça, algumas ferramentas na web também podem ajudar. É o caso do Sort My Files. O aplicativo separa os arquivos de uma pasta em novas pastas, dividindo-os de acordo com seu tipo – imagens e músicas, entre outros. Outras opções são o Windows Desktop Search e o Google Desktop. O aplicativo busca o arquivo procurado em todas as pastas, inclusive e-mails.
Dicas
Confira seis dicas dadas pelos especialistas ouvidos pelo iG Carreiras para organizar os arquivos no computador:
1) Crie pastas para cada projeto ou cliente na Área de Trabalho (ou no espaço compartilhado do ambiente de rede).
2) Determine um número limite para subpastas-padrão de acordo com os dados que serão utilizados e pesquisados. Por exemplo, dados da empresa, projetos realizados, projetos em andamento e correspondência.
3) Batize os documentos com nomes curtos e objetivos.
4) Assim como a mesa de trabalho deve estar limpa, o computador também deve obedecer a essa lógica. Arquivos mortos, projetos finalizados e aqueles que não tiveram andamento devem estar em outra pasta, separada da área de clientes ativos.
5) Faça backup dos arquivos em discos externos, serviços online, pen drives, CDs, ou DVDs. O ideal é ter duas cópias de backup do mesmo material, para maior segurança.
6) Deixe um manual explicativo de fácil consulta para todos os funcionários em casos de dúvidas. Por exemplo, esclareça o que cada subpasta deve conter e a importância de as informações estarem organizadas.
Fonte: IG Economia
Link: http://economia.ig.com.br/carreiras/padronizacao+ajuda+a+organizar+arquivos+e+melhorar+rotina/n1300118491705.html
Maria Carolina Nomura, iG São Paulo
Imagine sentar-se à mesa de um colega de trabalho ou assumir o seu lugar nas férias e não encontrar em seu computador nada sobre os projetos da empresa. Isso pode acontecer – e é bastante comum – quando não existe uma padronização sobre a organização dos arquivos digitais.
De acordo com a Arquivar Gestão de Documentos, de Belo Horizonte, companhia especializada na customização de softwares, perde-se muito tempo e dinheiro com a desorganização. “Sem uma padronização dos documentos, muitos trabalhos que poderiam ser utilizados em setores diversos, e até por outras filiais, são realizados diversas vezes, porque seus usuários não têm acesso ou não conseguem localizar esses arquivos”, comenta Mário Ângelo de Pinho Sobrinho, diretor-presidente da Arquivar.
“Como um funcionário irá localizar uma planilha de custo específica, que pode já ter sido criada por um colega de outro setor, mas que está entre milhares de arquivos, com o nome de PlanCusto02.xls?”, questiona.
Na consultoria empresarial D2Y, por exemplo, foi estabelecido um sistema de padronização pelo qual cada cliente tem a sua pasta, com subpastas-padrão. “Temos uma para invoices (faturamento) e time-sheet (horas trabalhadas); outra com os dados cadastrais da empresa; uma só com a correspondência e outra com os serviços prestados. Isso facilita a consulta e a busca rápida por informações”, explica o sócio-diretor Yoon Yoo.
Planejamento
Pinho Sobrinho diz que é necessário criar um projeto de documentos, tanto físicos quanto digitais, que estabeleça normas e padrões de nomes de arquivos, indexadores, local de armazenamento, permissões, controle de versões, entre outros aspectos.
Mas, se a empresa não estabeleceu nenhum padrão e o seu computador é uma bagunça, algumas ferramentas na web também podem ajudar. É o caso do Sort My Files. O aplicativo separa os arquivos de uma pasta em novas pastas, dividindo-os de acordo com seu tipo – imagens e músicas, entre outros. Outras opções são o Windows Desktop Search e o Google Desktop. O aplicativo busca o arquivo procurado em todas as pastas, inclusive e-mails.
Dicas
Confira seis dicas dadas pelos especialistas ouvidos pelo iG Carreiras para organizar os arquivos no computador:
1) Crie pastas para cada projeto ou cliente na Área de Trabalho (ou no espaço compartilhado do ambiente de rede).
2) Determine um número limite para subpastas-padrão de acordo com os dados que serão utilizados e pesquisados. Por exemplo, dados da empresa, projetos realizados, projetos em andamento e correspondência.
3) Batize os documentos com nomes curtos e objetivos.
4) Assim como a mesa de trabalho deve estar limpa, o computador também deve obedecer a essa lógica. Arquivos mortos, projetos finalizados e aqueles que não tiveram andamento devem estar em outra pasta, separada da área de clientes ativos.
5) Faça backup dos arquivos em discos externos, serviços online, pen drives, CDs, ou DVDs. O ideal é ter duas cópias de backup do mesmo material, para maior segurança.
6) Deixe um manual explicativo de fácil consulta para todos os funcionários em casos de dúvidas. Por exemplo, esclareça o que cada subpasta deve conter e a importância de as informações estarem organizadas.
Fonte: IG Economia
Link: http://economia.ig.com.br/carreiras/padronizacao+ajuda+a+organizar+arquivos+e+melhorar+rotina/n1300118491705.html
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